Tous les renseignements recueillis par le Syndicat des propriétaires forestiers de la région de Québec (SPFRQ) sont protégés par la «Loi sur la protection des renseignements personnels» et sont conservés et gérés en vertu du «Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers de la région de Québec». Ces renseignements ne servent qu’à l’usage du SPFRQ, pour la gestion administrative, l’application du plan conjoint ou le transfert d’information aux membres du SPFRQ ou aux producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la région de Québec.

Les dossiers des membres et des producteurs sont conservés aux bureaux du SPFRQ. Ils peuvent être consultés par les administrateurs et employés du SPFRQ lorsque requis par l’exercice de leurs fonctions. Un membre ou un producteur peut aussi consulter son dossier ou un document contenant des renseignements le concernant.

Le SPFRQ ne rend disponible aucune information ou renseignement personnel à des tierces personnes ou à des organisations externes, sauf lorsqu’elles agissent au nom du SPFRQ et aux fins déterminées par lui (exemple : envoi postal du journal ou envoi d’un bulletin électronique de nouvelles). Lorsque cela se produit, le SPFRQ s’assure que les tierces personnes et les organisations externes possèdent des politiques et utilisent des pratiques qui protègent la confidentialité des informations ou renseignements personnels rendus disponibles par le SPFRQ.

Adopté par le conseil d’administration du SPFRQ le 28 mai 2015